La règle numéro 1 lorsqu'on facture, c'est le respect de la chronologie des factures. Cette règle est valable quelle que soit la structure de votre société, y compris donc pour les auto-entrepreneurs.
Chaque facture que vous émettez doit porter un numéro unique et la numérotation de vos factures doit être séquentielle, c'est à dire que chaque nouveau numéro de facture suit le précédent sans "trous".

Vous pouvez très bien utiliser des règles évoluées de numérotation mais vous devez être en mesure d'expliquer cette règle à l'administration en cas de contrôle.

Les règles usuelles pour la numérotation sont:

  • un numéro séquentiel infini, c'est à dire que vous numérotez vos factures 1, 2, 3, ... , XXX
  • un numéro séquentiel préfixé par l'année de facturation, et donc remis à zero chaque année (par exemple pour l'année 2009, cela donne 2009-1, 2009-2, ..., 2009-XXX). C'est la règle que nous vous recommandons.
  • un numéro séquentiel préfixé par l'année et le mois de facturation et donc remis à zéro chaque mois (par exemple pour le mois de mars 2009, on aura les numéros 2009-03-1, 2009-03-2, ..., 2009-03-XXX). Ce type de numérotation est a réserver aux auto-entrepreneurs qui génèrent de nombreuses factures chaque mois.

La conséquence directe de cette notion de chronologie des factures, c'est que vous ne pouvez jamais faire disparaitre une facture de votre comptabilité si vous vous êtes trompé: vous devez faire un avoir, c'est à dire une facture inverse (avec un montant négatif) pour annuler votre facture précédente. Le fait de supprimer des factures (et donc introduire des trous dans votre numérotation) peut vous exposer à des sanctions en cas de contrôle!

Même si de prime abord, gérer la chronologie des factures peut sembler simple, il vaut toujours mieux passer par un logiciel de facturation qui s'occupera de gérer cela pour vous, ce qui vous garantira de ne jamais faire d'erreur préjudiciable à votre entreprise.